SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION Y GERENCIAMIENTO - SINAG
I. ANTECEDENTES
La presente es la descripción preliminar del modelo conceptual de un sistema de administración y gerenciamiento.
La situación actual se considera ventajosa dado que la organización se encuentra en etapa preliminar y permite que su estructura acompañe el diseño del sistema sin adecuaciones importantes. Como contrapartida presenta la limitación de no conocer sus alcances con precisión, por lo cual este modelo debe adoptar un esquema genérico y adaptable a futuras necesidades. Debe entenderse entonces que el presente documento cubre los aspectos básicos generales de toda organización.
II. CARACTERISTICAS
Las características del Sistema que se propone, son las siguientes:
• Gerenciamiento Centralizado y Operación Descentralizada.
• Procedimientos que delimiten funciones y asignen niveles de responsabilidad.
• Control y Supervisión Permanentes
• Registro de Transacciones en tiempo real muy simplificado.
• Centralización de los recursos financieros y su operación
• Generación de información presupuestaria, económica, financiera, contable y de gestión, en forma simultánea.
Los conceptos de gerenciamiento centralizado y operación descentralizada no son contrapuestos, sino complementarios. En una Organización adecuadamente estructurada es necesario lograr equilibrio entre las funciones que deben estar centralizadas y las descentralizadas.
El Gerenciamiento centralizado implica la definición de normas generales, directivas específicas, metodología y procedimientos generales que regulen la operación de la Organización y de cada subsistema.
La operación descentralizada implica la capacidad de administración de cada subsistema por las propias dependencias de la organización. La descentralización de los subsistemas puede asumir distintas formas y niveles. El mayor o menor grado de su descentralización estará vinculado tanto a la estructura y a las normas generales como a las directivas específicas.
La operación descentralizada implica cumplir dos requisitos básicos:
• La que se determine para un subsistema estará relacionada con la que se establezca para los otros.
• Estará debidamente determinada, de manera que queden perfectamente establecidas las facultades, normas y procedimientos
Con esta concepción, el diseño del Sistema Integrado de Administración y Gerenciamiento se basará en la gestión relacionada con el registro, orientado éste a evitar el flujo de papeles y utilizar en cambio, el flujo de información computarizada.
De este modo cada usuario, en la unidad en la cual presta servicios o de la cual es responsable, ingresará directamente al sistema a través de terminales comunicadas a un centro de cómputos. Dispondrá de una clave de acceso que estará asociada a un nivel de responsabilidad que solo le permitirá desarrollar la labor asignada (operación y consultas) en los subsistemas de compras, ventas, recursos humanos, bienes de uso y materiales, obras, producción, etc. y su respectivo registro contable simultáneo con la operación, cuando corresponda.
La utilización de la operatoria de Recursos Financieros Centralizada y firma electrónica, optimiza la administración de los recursos. Los proveedores o beneficiarios que contraten con la Organización recibirán sus pagos directamente en sus cuentas bancarias de cualquier Banco Comercial y de cualquier punto geográfico.
Sin embargo la característica más importante del Sistema es la integración entre los subsistemas de inversión, presupuesto, ventas, recursos financieros, contabilidad, recursos humanos, compras y contrataciones y bienes de uso y materiales; la informática con los procedimientos; los centros de registro con cada una de las estructuras responsables.
III. COMPONENTES
El Sistema Integrado de Administración y Gerenciamiento, es un conjunto de políticas, principios, normas, procedimientos técnicos, herramientas informáticas, otros medios y/o recursos, que intervienen en la planificación, gestión y control de los recursos.
Cada uno de los subsistemas esta compuesto por módulos, en función de sus propias características, que se explican a continuación:
SUBSISTEMA DE GERENCIAMIENTO
El objetivo del subsistema de gerenciamiento, es facilitar la conducción de la gestión de la organización. Una vez fijadas las responsabilidades y disponiendo de los medios, el sistema, cargado adecuadamente, mostrará en resultados concretos a alcanzar, los objetivos y planes estratégicos de la Organización, concordantes con sus planes y políticas.
Para esta función, el Subsistema de Gerenciamiento se integra con el de Inversión y el de Presupuesto, que debe prever en función de las prioridades, los montos y fuentes de los recursos financieros para cada gestión anual, con identificación de responsables de objetivos detallados y sus resultados, en base a indicadores de cumplimiento verificables.
Este Subsistema, al integrarse al mismo tiempo con los subsistemas detallados a continuación, irá disponiendo de la información del permanente accionar de la Organización en cada momento.
SUBSISTEMA DE INVERSIÓN
El Subsistema de Inversión, comprende un conjunto de procedimientos para priorizar, formular, financiar, monitorear y evaluar los proyectos que conforman el Plan Plurianual de Inversión y Producción, definidos en términos económicos y productivos.
Comprende:
a) Instrumentos Técnicos;
b) Priorización y Selección de Proyectos;
c) Seguimiento y Evaluación Física y Financiera de Proyectos.
Se consideran Instrumentos Técnicos:
El banco de proyectos compatibles con los objetivos de la Organización.
El plan de inversión anual y plurianual.
El banco de proyectos dispondrá de “carpetas” informáticas, independientes por cada uno de los proyectos que la organización vaya a considerar y a las cuales se les vaya incorporando la necesaria información que requiera, para permitir la decisión de encararlo, en competencia con otros proyectos, conforme a las políticas, planes y financiamiento disponible.
La Priorización y Selección de Proyectos tiene por objetivo analizar cada proyecto en base a su viabilidad técnica, económica y ambiental que asegure el cumplimiento de los objetivos respectivos.
Para ello se deberá incorporar a la carpeta de cada proyecto, entre otras, la información referida a estudios de mercado, análisis de localización, incentivos tributarios, ingeniería del proyecto, tamaño óptimo, cuantificación de la inversión, etapas de construcción, costos de implantación y producción, duración, proyección de activos y pasivos, tasa de retorno, impacto social, riesgos, etc.
El sistema, en base a parámetros seleccionados de asignación de valores a los diferentes aspectos, genera propuestas optativas que facilitan la priorización y selección por los responsables. La selección definitiva permitirá insertar los proyectos dentro del plan de inversión anual y plurianual
El Seguimiento y la Evaluación Física y Financiera de los Proyectos del subsistema, facilita la visualización del grado de progreso periódico, tanto en términos reales como financieros, mediante indicadores idóneos y verificables que permitan demostrar el cumplimiento de los objetivos establecidos.
SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO.
Emplea la partida simple para exponer en forma sencilla, en términos financieros, los objetivos a cumplir en cada período, ya sea trimestral, anual y plurianual y permite el seguimiento de su ejecución de manera accesible, mostrando la información de avance en función de los objetivos establecidos.
Comprende:
•Evaluación del Presupuesto
a) Formulación
b) Ejecución
c) Modificaciones
d) Evaluación
La formulación tiene por objeto prever los recursos y asignarlos a los objetivos y metas de la Organización para un periodo determinado que puede ser mensual, trimestral, anual o plurianual, para lo cual utilizará una estructura y clasificadores de recursos y gastos.
La estructura del código presupuestario identifica las Areas, sus respectivos objetivos y resultados, Cada Area se desagregará en Actividades y Proyectos. A su vez los Proyectos podrán tener obras y tareas.
El Clasificador de Gastos determina la identificación de los gastos en función de las necesidades de información.
El Clasificador de Recursos permite la identificación de los Ingresos por venta de bienes y servicios, donaciones y otros orígenes. Cada uno de estos orígenes se denominará Fuente de Financiamiento.
El proceso de formulación se iniciará en cada Area, se agregará en cada instancia, para finalmente obtener el proyecto de presupuesto total de la Organización. En cada nivel de autoridad se podrán hacer ajustes y finalmente existirá, en la estructura orgánica, un nivel de asesoramiento que efectuará el análisis del proyecto de presupuesto para la autorización definitiva por quienes tengan dicha facultad.
Una vez generado el presupuesto anual, el registro de la ejecución se realiza por etapas que se explican a continuación:
Registro de Recursos:
a) Facturación
La facturación es el registro del derecho de cobro a terceros, en concepto de tarifas, ventas de bienes y servicios, rentas, alquileres, etc. Implica:
• identificar al deudor
• contar con un importe a cobrar
Disponiendo de los elementos indicados y al momento de generarse una factura o documento, se registra el presupuesto como un ingreso futuro y se genera automáticamente el asiento de partida doble de las cuentas a cobrar.
b) Cobro
Se produce el cobro de los recursos en el momento en el cual ingresan los fondos en cajas o se efectúan depósitos en el Banco previamente establecido.
En el momento del cobro, el sistema registrará el presupuesto como ingreso percibido y generará en forma simultánea el asiento de partida doble de cuenta cobrada.
Registro de Gastos
a) Reserva
El registro de la reserva verifica la disponibilidad de saldo de presupuesto al inicio de un trámite de gastos. (registro de solicitudes de compras y contrataciones).
Este registro no afecta a la contabilidad porque no modifica la composición del patrimonio. Facilita la administración porque trata simplemente de identificar si existe saldo de presupuesto. De no ser así, anuncia la necesidad de plantear una redistribución o un incremento.
b) Contratación
El registro de la contratación implica:
• La emisión de una Orden de Compra o Contrato
• La identificación del proveedor.
• La identificación de los bienes o servicios a recibir.
La contratación es solamente un registro presupuestario, no afecta a la contabilidad porque no modifica la composición del patrimonio. Es un acto de administración interna, útil para dejar constancia que el uso de los gastos sigue su trámite.
Cuando se registra el compromiso, el sistema verificará que exista registro de reserva anterior y presupuesto disponible. En caso de no existir reserva anterior, registrará ambas etapas simultáneamente y si no existe presupuesto disponible solamente informará que se debe tramitar una modificación, pero no invalida el registro.
c) Recepción de Bienes y Servicios
La recepción de Bienes y Servicios implica:
Que el proveedor ha entregado los bienes y servicios para los que fue contratado.
Que los bienes y servicios cumplen las especificaciones requeridas y se encuentran en perfecto estado de funcionamiento.
La recepción de bienes y servicios solamente representa en el sistema, el registro de Orden de Compra o Contrato cumplido, requisito indispensable para la aceptación de la factura a pagar. No genera ningún registro en el presupuesto y tampoco en la contabilidad
d) Devengado
El devengado implica:
• Aceptación de un documento o factura a pagar, que representa una modificación cualitativa y cuantitativa en la composición del patrimonio.
• El surgimiento de una obligación de pago por la recepción conforme de bienes y servicios.
• El registro definitivo de ejecución del presupuesto.
• Una incorporación al inventario o a un almacén.
Cuando se registra el devengado, el sistema verificará que exista registro de contratación anterior, confirmará la ejecución del presupuesto y generará automáticamente el asiento de partida doble en la contabilidad.
e) Pagado
El pagado representa la liquidación de obligaciones exigibles, se realizará mediante la emisión de medios de pago, como ser:
• Transferencias electrónicas,
• Cheques
• Efectivo en casos de pagos con fondos rotatorios
La generación de un medio de pago, sea transferencia electrónica, cheque o efectivo afecta la disponibilidad financiera y disminuye la deuda.
El registro de la ejecución del presupuesto prevé la existencia de procedimientos con una variedad considerable de tipos de operaciones, formularios, reportes y tablas específicas que permitirán el registro de las transacciones en su totalidad. El Sistema utilizará multi fuentes de financiamiento (orígenes de fondos)y multimoneda, de forma tal que el registro se efectuará en la moneda de la transacción original y se convertirá a la moneda que la Organización determine como oficial para el registro contable.
Durante la ejecución, tramita y aprueba Modificaciones al Presupuesto, buscando el cumplimiento de objetivos y metas propuestas en la Formulación.
Finalmente, Evaluará Física y Financieramente el comportamiento presupuestario por períodos o anualmente, midiendo el grado de cumplimiento de los objetivos y metas, que se van logrando, con el fin de hacer ajustes durante el período vigente y establecer directivas de formulación del presupuesto para el próximo año o el próximo período.
SUBSISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
Comprende:
a) Registro de Proveedores
b) Plan de Compras y Contrataciones
c) Tipos de Compras
Compras Tradicionales
Compras por Internet
Licitaciones
Otras
d) Ordenes de Compra o Contratos
Para iniciar el proceso de una contratación es imprescindible contar con:
1) Registro de Proveedores, en este módulo se registraran todas las personas físicas o jurídicas que se relacionen con las actividades económicas de la Organización, ya sea como proveedores, contratistas o beneficiarios en general, que recibirán pagos o serán acreedores o participarán como proponentes en procesos de compras.
2) Catálogo de bienes y servicios, este módulo tiene por objetivo establecer criterios uniformes para la identificación de bienes y servicios, su clasificación y codificación, a los efectos de la elaboración del Plan de Compras y de los Procesos de Compras y Contrataciones por los diferentes integrantes de la organización.
La codificación del catálogo se utiliza para elaborar el plan de compras, las solicitudes de compras de bienes y servicios, el manejo de almacenes, el inventario de activos fijos y para comparar los precios de adquisición o contratación, se prevé su actualización permanente.
El catálogo incluye la estructura y codificación de bienes de uso y consumo comunes y específicos que la Organización necesita para realizar sus actividades.
3) Plan de Compras es un instrumento de la planificación, porque traduce el presupuesto de bienes y servicios expresado en recursos financieros, en requerimientos concretos por cantidades de bienes y servicios de cada tipo, valorizados para el período considerado.
4) Tipos de Compras, son procesos administrativos destinados a seleccionar al proveedor, con características relacionadas con las normas y directrices de la Organización.
El proceso administrativo es el siguiente:
a) Solicitud de Compras o Contrataciones.- Quien tenga la facultad de solicitar compras o contrataciones de bienes y servicios, ingresará al Sistema y mediante la utilización del catálogo de bienes y servicios, efectuará dicha solicitud. El sistema relacionará en forma automática con la estructura del presupuesto y el ítem de gasto que corresponda.
Las solicitudes de compras y contrataciones debidamente autorizadas por quien tenga atribuciones de aprobación, generará automáticamente en el Sistema:
• Un número correlativo único
• Fecha y hora de su autorización
• Registro de reserva del presupuesto
• Ingreso al proceso de compras o contrataciones previa validación del Plan Compras.
b) Proceso de Compras.- Las Oficinas de Compras aplicaran los procedimientos de acuerdo a las normas y directrices emitidas por la Organización. De este modo podrán contar con autorización para efectuar solicitudes y procesos de compras o contrataciones
Cada uno de los procesos normados tendrá un trámite específico en el Sistema, para lo cual se registran cotizaciones, se elaboran pliegos, cuadros comparativos, informes de evaluación y finalmente se procesará la adjudicación.
c) Adjudicación.- Con la información registrada en el Sistema y en base a los formatos previamente establecidos se generará automáticamente la Orden de Compra o el Contrato con las particularidades negociadas para la recepción del bien o servicio y el pago correspondiente.
La firma o autorización de la orden de compra y/o el contrato generará automáticamente en el Sistema el registro del presupuesto en la etapa de contratación.
SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO DE OBRAS Y PRODUCCIÓN
Comprende:
• Ficha de Obra o Producción
• Supervisión
La Ficha de Obra o Producción tiene por objeto el registro de los insumos, materiales, mano de obra y otros gastos para obtener el costo de producción y el grado de evolución de la obra o proceso en cada momento. Estará en conexión con el depósito o almacén de materiales que le corresponde y aplicará los gastos de sueldos y jornales que se liquiden, en exclusividad para la obra que se trata. De igual modo se procederá con otros gastos conexos a la obra. El sistema efectuará los registros presupuestarios y contables apropiándolos a los proyectos que correspondan y preparará la información para la obtención de costos por obras o por procesos.
La Supervisión permite registrar en informes de avance, la evolución de cada una de las obras y procesos productivos, como así también las necesidades de cambios o mejoras requeridas. Los avances se compararán con las fechas estimadas de los cronogramas para mostrar los desvíos posibles.
SUBSISTEMA DE BIENES DE USO Y MATERIALES:
Comprende:
a) Catálogo de Bienes
b) Inventario General de Bienes
c) Depósitos de Consumo
El inventario general es el conjunto de Bienes de Uso con que cuenta la Organización y constituye el mayor auxiliar de las cuentas del activo fijo.
El inventario general podrá observarse en pantalla o en reportes impresos, discriminado por tipo de bien, Area donde se encuentra el mismo, identificará el responsable patrimonial primario y de ser necesario el responsable patrimonial por uso.
1) Para cada uno de los bienes se creará una ficha individual o carpeta electrónica, que utilizará el catálogo de bienes y servicios para su identificación, de manera uniforme en toda la Organización.
La ficha deberá contener como mínimo la siguiente información:
Fecha
Area
Ubicación geográfica
Especificaciones del bien
Método de valuación
Métodos de amortización
Rotulación
Responsable patrimonial primario
Responsable patrimonial por uso
Imputación Presupuestaria
2) Existirán tipos de transacciones. Comprenden un conjunto de actividades con características propias relacionadas al tipo de bien. A continuación se citan los más importantes:
a) Alta de Bienes.- La recepción conforme de un bien provenientes de un proceso de compra, genera automáticamente la ficha del bien, con el código según el catálogo de bienes y servicios, descripción, ubicación geográfica e importe y, solicita introducir características específicas del bien, como ser: por ejemplo en vehículos, modelo, N° de motor, N° de chasis, etc. El alta de un bien o la aceptación de un servicio proveniente de un proceso de compras autoriza al sistema el registro de la factura o devengado correspondiente.
b) Baja de Bienes.- Las solicitudes de bajas se efectúan en las Areas, en la Oficina de Contabilidad o en la propia oficina de Administración de Bienes, que deberá contar con la autorización según las normas y directrices de la Organización
En el momento de la realización de una baja, si se genera por inutilización, el Sistema registra automáticamente la disminución en el inventario del activo fijo y elabora el asiento de partida doble en la contabilidad; si es por venta, la baja registra la ejecución del presupuesto de recursos y elabora el respectivo asiento de partida doble en la contabilidad.
c) Transferencias.- Las transferencias de los bienes de uso de una Area a otra se registran como una baja del Area que entrega y como un alta en la Area que recibe.
d) Modificaciones.- Son las adiciones, mejoras y reparaciones que incrementan o no el valor de los bienes incorporados al patrimonio de la Organización.
e) Control físico.- Periódicamente se realizan verificaciones físicas para comprobar que los bienes realmente existan y estén debidamente asignados a los responsables de su uso o custodia.
3) Con relación a los criterios de valuación y amortización, el sistema tendrá tablas básicas que contengan por cada tipo de bien, el mecanismo o fórmula o algoritmo de valuación, los años de vida útil y el porcentaje de amortización a ser aplicado.
Dichos criterios se utilizarán en el registro de las operaciones de bienes, especialmente en los cierres de ejercicio para el registro de los asientos de ajuste que correspondan.
Merece una mención especial el manejo de Depósitos de Consumo o Almacenes, para los cuales deberá elaborarse y mantenerse un inventario general del stock y sus movimientos.
La tendencia moderna del manejo de almacenes tiende a que estos mantengan stocks mínimos de seguridad de aquellos bienes de uso común, necesarios en cantidad y calidad adecuadas para una rotación aceptable.
El sistema, en el proceso de compras, identificará la existencia de bienes en los almacenes al emitirse una solicitud de compra y generará los vales de consumo o salida.
En el momento de la entrega física de los mismos a las áreas realizará lo siguiente:
Disminuirá el stock indicando fecha, hora y destino.
Registrará la ejecución presupuestaria de gastos y generará los asientos de partida doble que correspondan a la operación.
A medida que el stock del almacén disminuye, podrá reponer los bienes consumidos mediante procesos de compras establecidos en la normativa. En caso de alcanzar el límite mínimo de stock, el sistema elaborará automáticamente un requerimiento a Compras. Estas compras afectarán su presupuesto asignado o revertido por el consumo.
SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS:
Comprende:
a) Estructura de Personal
b) Ficha de personal
c) Procedimientos de Selección y Modificaciones
d) Generación de Planillas (buscar nombre argentino equivalente)
• Anual
• Mensual
• Evaluación de Personal
La estructura de personal deberá contener la programación, clasificación y valoración de puestos en categorías y subcategorias, la descripción de los puestos o cargos, el número de casos por categoría y subcategoría, el sueldo, salario o jornal, los beneficios y otras retribuciones, el costo mensual y el costo anual.
Se entiende como puestos de trabajo a aquella posición en la estructura de la Organización que comprende un conjunto de funciones, facultades y deberes, susceptible de ser ejercido por una persona y que responde al cumplimiento de objetivos específicos.
Un puesto de trabajo tendrá vigencia en tanto se cumpla el objetivo para cuyo propósito fue creado, el cambio de competencias, es decir, un cambio de objetivos y funciones podrá determinar la creación de otros puestos de trabajo, la modificación o la supresión de los existentes.
La Ficha de Personal es un archivo individual, que debe contener el detalle de información relativa a cada empleado, como ser: datos personales, modalidad de reclutamiento y selección, evaluación de desempeño y capacitación; así como datos del categoría, subcategoría del puesto de trabajo y salario. Esta información se utilizará para elaborar el inventario y las planillas de salarios para fines de pago y registro presupuestario y contable.
De acuerdo a la estructura de personal se elaborará la planilla anual que servirá para la formulación de presupuesto y contendrá la planta de personal ocupada y la que se necesita para el cumplimiento de objetivos y metas.
Con base en las Fichas de Personal se elaborarán la planilla presupuestaria mensual o la nómina de personal y automáticamente se generará el registro de la ejecución presupuestaria de gastos y se elaborará el asiento de partida doble en la contabilidad.
Cuando se instruya su pago, se generará la orden de transferencia al Banco Pagador para el abono directo en las cuentas bancarias de los empleados, se registrará la ejecución del presupuesto en el momento del pagado y se elaborará el asiento de partida doble en la contabilidad.
SUBSISTEMA FINANCIERO:
Comprende:
a) Programación Financiera
b) Cuenta Unica
c) Conciliación Bancaria Automática
d) Fondos Rotatorios
La Programación Financiera permite elaborar flujos de caja mediante proyecciones de ingresos y gastos, estimando los posibles excedentes o necesidades de endeudamiento.
Para ello se tendrán en cuenta diversos elementos, como ser:
• la política de pagos
• los recursos disponibles
• el plan anual de compras
• las cuentas por pagar y cobrar
El objetivo de la Cuenta Unica es mantener una única cuenta bancaria operada exclusivamente por la Gerencia Financiera Centralizada, en la cual ingresan los recursos recaudados de todo tipo, venta de bienes y servicios, donaciones o créditos, aunque conservando internamente la identificación de la Oficina o Area responsable. A su vez se utiliza esta cuenta para realizar todos los pagos de la Organización con cargo a los fondos disponibles.
Lo expresado precedentemente permite asimilar figurativamente la función de la Gerencia Financiera con la de un banco que mantiene relación directa con los clientes, representados por los responsables de cada Oficina o Area, cuyos ingresos recibirá como depósitos y efectuará los pagos que éstos dispongan.
Para cumplir dicha función, cada oficina o Area y la propia Tesorería Central de la Organización, mantendrán dentro de la Cuenta Unica, disponibilidades financieras individuales separadas, provenientes de fondos puestos a disposición de sus responsables y sobre los cuales podrán ordenar pagos, tramitándolos por intermedio de los Bancos Comerciales contratados para tal fin. Estas disponibilidades financieras individuales recibirán el nombre de Libretas (subcuentas de la CU).
Los responsables autorizados y titulares de las Libretas decidirán los pagos a realizar sobre la base de su deuda y el saldo de las libretas. Por intermedio del Banco Contratado se transferirán los fondos a los bancos pagadores adheridos a la operatoria, para su acreditación en las cuentas corrientes bancarias de los proveedores o beneficiarios de los pagos.
Los responsables autorizados dispondrán a tiempo real, de extractos individuales de cada libreta, de modo y contenido similar a los que emiten los bancos a sus clientes para información y control de las operaciones y saldos.
De esta forma se racionaliza el manejo de los fondos y los pagos de obligaciones son ordenados y transparentes. Los medios de pago a utilizar pueden ser:
Transferencia Electrónica
Cheque
Efectivo
La Conciliación Bancaria Automática tiene por objetivo obtener la situación financiera disponible de la Tesorería Central de la Organización, que será el resultado del movimiento de fondos, tanto de ingresos como de egresos.
Para lograr este objetivo, el proceso comparará automáticamente los movimientos de créditos y débitos de la Cuenta Unica y de las otras cuentas corrientes bancarias, informados en los extractos bancarios que emite directamente el sistema del Banco Contratado, con los recursos, pagos y transferencias registrados en el Libro Banco y, si corresponde, generará el registro de recursos y gastos para lograr en forma diaria y a primera hora, el saldo disponible de la Tesorería Central de la Organización por cuenta corriente y finalmente, la Situación Financiera total de la Organización.
De igual manera, identificará el detalle de movimientos registrados en el Sistema, que aún no han llegado al Banco o se encuentran en tránsito (depósitos, cheques, transferencias electrónicas) y movimientos efectuados por el banco que no cuentan con registro en el Sistema, llamadas INCONSISTENCIAS.
Los fondos rotatorios constituyen un mecanismo complementario de ejecución de gastos permitiendo la realización de ciertas operaciones por montos considerados menores y materias determinadas. Su proceso permitirá la administración del fondo y también la creación de cajas chicas en función de las normas y directrices de la Organización.
SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD.
Comprende:
a) Contabilidad por partida doble
b) Formularios, matrices y reportes
El Sistema de Contabilidad comprende un conjunto de principios, normas, recursos y procedimientos técnicos utilizados para procesar, valuar y exponer los hechos económicos que afectan o pueden llegar a afectar el patrimonio de la Organización.
La contabilidad opera como un sistema común, único y uniforme, integrador de los registros presupuestarios, económicos, financieros y patrimoniales, orientado a determinar los costos de las operaciones. Aplica los preceptos de la teoría contable, basados en la partida doble, en los principios de contabilidad generalmente aceptados y en las normas generales de contabilidad.
El proceso contable se inicia con los asientos de apertura, el presupuesto aprobado, continua con el registro de la ejecución presupuestaria que se realiza por etapas, genera en forma automática y simultánea los asientos de partida doble que correspondan y concluye con la elaboración de los asientos de cierre y emisión de Estados Contables y Económicos y Presupuestarios.
El Subsistema de Contabilidad dispondrá de un Plan de Cuentas, las transacciones se registran una única vez y por medio de matrices de conversión, que relacionan los clasificadores presupuestarios de recursos y gastos y la estructura presupuestaria con las cuentas patrimoniales y de resultados, posibilita la conversión automática de los registros de ejecución presupuestaria o de transacciones que representen ingresos o gastos en asientos de partida doble, en base la metodología de generación de asientos y la tabla de tipos de asientos para cada uno de los tipos de registro o transacciones.
De esta forma, el Subsistema de contabilidad registrará todas las transacciones y producirá información sobre el conjunto de la administración de la Organización. Se obtendrán los estados financieros siguientes:
• Balance General
• Estado de Resultados
• Estado de Cambios en el Patrimonio
Documentos de Trabajo:
• Balance de Sumas y Saldos
• Hoja de Trabajo
• Resumen de Asientos Automáticos y Registro Presupuestario
• Resumen de Asientos Contables
Los libros de contabilidad que se utilizarán son:
• Libro Diario
• Libro Mayor y Auxiliares Contables.
• Libro de Inventarios
Se denominan auxiliares contables a un conjunto de datos provenientes de la información registrada en el sistema y permite la consulta referida a detalles de transacciones, cuyos datos se encuentran en los formularios o documentos de registro.
IV. DISEÑO TECNOLOGICO
• Usuarios operando EN TIEMPO REAL, en su sitio de trabajo, para realizar la transacción que le corresponde de acuerdo a su perfil y competencia.
• Utilización de tecnología será MULTICAPA y se basa en la incorporación de un servidor de aplicaciones que separa la lógica de la aplicación de la base de datos a fin de mejorar el rendimiento. Lo anterior permitirá brindar acceso a todas las aplicaciones provistas desde un entorno Web. Los usuarios simplemente requerirán que sus equipos cuenten con browser (thin client), para acceder al sistema.
La metodología empleada mediante la creación de estándares y reglas de negocio instaladas en la base de datos permitirá la fácil integración de aplicaciones desarrolladas en todo tipo de tecnología (Java, Net, tecnologías Open Source, etc.). Esto demostrará flexibilidad, así como alta seguridad y preservación de la integridad de los datos de una manera única para todos los procesos involucrados en la gestión administrativa.
I. ANTECEDENTES
La presente es la descripción preliminar del modelo conceptual de un sistema de administración y gerenciamiento.
La situación actual se considera ventajosa dado que la organización se encuentra en etapa preliminar y permite que su estructura acompañe el diseño del sistema sin adecuaciones importantes. Como contrapartida presenta la limitación de no conocer sus alcances con precisión, por lo cual este modelo debe adoptar un esquema genérico y adaptable a futuras necesidades. Debe entenderse entonces que el presente documento cubre los aspectos básicos generales de toda organización.
II. CARACTERISTICAS
Las características del Sistema que se propone, son las siguientes:
• Gerenciamiento Centralizado y Operación Descentralizada.
• Procedimientos que delimiten funciones y asignen niveles de responsabilidad.
• Control y Supervisión Permanentes
• Registro de Transacciones en tiempo real muy simplificado.
• Centralización de los recursos financieros y su operación
• Generación de información presupuestaria, económica, financiera, contable y de gestión, en forma simultánea.
Los conceptos de gerenciamiento centralizado y operación descentralizada no son contrapuestos, sino complementarios. En una Organización adecuadamente estructurada es necesario lograr equilibrio entre las funciones que deben estar centralizadas y las descentralizadas.
El Gerenciamiento centralizado implica la definición de normas generales, directivas específicas, metodología y procedimientos generales que regulen la operación de la Organización y de cada subsistema.
La operación descentralizada implica la capacidad de administración de cada subsistema por las propias dependencias de la organización. La descentralización de los subsistemas puede asumir distintas formas y niveles. El mayor o menor grado de su descentralización estará vinculado tanto a la estructura y a las normas generales como a las directivas específicas.
La operación descentralizada implica cumplir dos requisitos básicos:
• La que se determine para un subsistema estará relacionada con la que se establezca para los otros.
• Estará debidamente determinada, de manera que queden perfectamente establecidas las facultades, normas y procedimientos
Con esta concepción, el diseño del Sistema Integrado de Administración y Gerenciamiento se basará en la gestión relacionada con el registro, orientado éste a evitar el flujo de papeles y utilizar en cambio, el flujo de información computarizada.
De este modo cada usuario, en la unidad en la cual presta servicios o de la cual es responsable, ingresará directamente al sistema a través de terminales comunicadas a un centro de cómputos. Dispondrá de una clave de acceso que estará asociada a un nivel de responsabilidad que solo le permitirá desarrollar la labor asignada (operación y consultas) en los subsistemas de compras, ventas, recursos humanos, bienes de uso y materiales, obras, producción, etc. y su respectivo registro contable simultáneo con la operación, cuando corresponda.
La utilización de la operatoria de Recursos Financieros Centralizada y firma electrónica, optimiza la administración de los recursos. Los proveedores o beneficiarios que contraten con la Organización recibirán sus pagos directamente en sus cuentas bancarias de cualquier Banco Comercial y de cualquier punto geográfico.
Sin embargo la característica más importante del Sistema es la integración entre los subsistemas de inversión, presupuesto, ventas, recursos financieros, contabilidad, recursos humanos, compras y contrataciones y bienes de uso y materiales; la informática con los procedimientos; los centros de registro con cada una de las estructuras responsables.
III. COMPONENTES
El Sistema Integrado de Administración y Gerenciamiento, es un conjunto de políticas, principios, normas, procedimientos técnicos, herramientas informáticas, otros medios y/o recursos, que intervienen en la planificación, gestión y control de los recursos.
Cada uno de los subsistemas esta compuesto por módulos, en función de sus propias características, que se explican a continuación:
SUBSISTEMA DE GERENCIAMIENTO
El objetivo del subsistema de gerenciamiento, es facilitar la conducción de la gestión de la organización. Una vez fijadas las responsabilidades y disponiendo de los medios, el sistema, cargado adecuadamente, mostrará en resultados concretos a alcanzar, los objetivos y planes estratégicos de la Organización, concordantes con sus planes y políticas.
Para esta función, el Subsistema de Gerenciamiento se integra con el de Inversión y el de Presupuesto, que debe prever en función de las prioridades, los montos y fuentes de los recursos financieros para cada gestión anual, con identificación de responsables de objetivos detallados y sus resultados, en base a indicadores de cumplimiento verificables.
Este Subsistema, al integrarse al mismo tiempo con los subsistemas detallados a continuación, irá disponiendo de la información del permanente accionar de la Organización en cada momento.
SUBSISTEMA DE INVERSIÓN
El Subsistema de Inversión, comprende un conjunto de procedimientos para priorizar, formular, financiar, monitorear y evaluar los proyectos que conforman el Plan Plurianual de Inversión y Producción, definidos en términos económicos y productivos.
Comprende:
a) Instrumentos Técnicos;
b) Priorización y Selección de Proyectos;
c) Seguimiento y Evaluación Física y Financiera de Proyectos.
Se consideran Instrumentos Técnicos:
El banco de proyectos compatibles con los objetivos de la Organización.
El plan de inversión anual y plurianual.
El banco de proyectos dispondrá de “carpetas” informáticas, independientes por cada uno de los proyectos que la organización vaya a considerar y a las cuales se les vaya incorporando la necesaria información que requiera, para permitir la decisión de encararlo, en competencia con otros proyectos, conforme a las políticas, planes y financiamiento disponible.
La Priorización y Selección de Proyectos tiene por objetivo analizar cada proyecto en base a su viabilidad técnica, económica y ambiental que asegure el cumplimiento de los objetivos respectivos.
Para ello se deberá incorporar a la carpeta de cada proyecto, entre otras, la información referida a estudios de mercado, análisis de localización, incentivos tributarios, ingeniería del proyecto, tamaño óptimo, cuantificación de la inversión, etapas de construcción, costos de implantación y producción, duración, proyección de activos y pasivos, tasa de retorno, impacto social, riesgos, etc.
El sistema, en base a parámetros seleccionados de asignación de valores a los diferentes aspectos, genera propuestas optativas que facilitan la priorización y selección por los responsables. La selección definitiva permitirá insertar los proyectos dentro del plan de inversión anual y plurianual
El Seguimiento y la Evaluación Física y Financiera de los Proyectos del subsistema, facilita la visualización del grado de progreso periódico, tanto en términos reales como financieros, mediante indicadores idóneos y verificables que permitan demostrar el cumplimiento de los objetivos establecidos.
SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO.
Emplea la partida simple para exponer en forma sencilla, en términos financieros, los objetivos a cumplir en cada período, ya sea trimestral, anual y plurianual y permite el seguimiento de su ejecución de manera accesible, mostrando la información de avance en función de los objetivos establecidos.
Comprende:
•Evaluación del Presupuesto
a) Formulación
b) Ejecución
c) Modificaciones
d) Evaluación
La formulación tiene por objeto prever los recursos y asignarlos a los objetivos y metas de la Organización para un periodo determinado que puede ser mensual, trimestral, anual o plurianual, para lo cual utilizará una estructura y clasificadores de recursos y gastos.
La estructura del código presupuestario identifica las Areas, sus respectivos objetivos y resultados, Cada Area se desagregará en Actividades y Proyectos. A su vez los Proyectos podrán tener obras y tareas.
El Clasificador de Gastos determina la identificación de los gastos en función de las necesidades de información.
El Clasificador de Recursos permite la identificación de los Ingresos por venta de bienes y servicios, donaciones y otros orígenes. Cada uno de estos orígenes se denominará Fuente de Financiamiento.
El proceso de formulación se iniciará en cada Area, se agregará en cada instancia, para finalmente obtener el proyecto de presupuesto total de la Organización. En cada nivel de autoridad se podrán hacer ajustes y finalmente existirá, en la estructura orgánica, un nivel de asesoramiento que efectuará el análisis del proyecto de presupuesto para la autorización definitiva por quienes tengan dicha facultad.
Una vez generado el presupuesto anual, el registro de la ejecución se realiza por etapas que se explican a continuación:
Registro de Recursos:
a) Facturación
La facturación es el registro del derecho de cobro a terceros, en concepto de tarifas, ventas de bienes y servicios, rentas, alquileres, etc. Implica:
• identificar al deudor
• contar con un importe a cobrar
Disponiendo de los elementos indicados y al momento de generarse una factura o documento, se registra el presupuesto como un ingreso futuro y se genera automáticamente el asiento de partida doble de las cuentas a cobrar.
b) Cobro
Se produce el cobro de los recursos en el momento en el cual ingresan los fondos en cajas o se efectúan depósitos en el Banco previamente establecido.
En el momento del cobro, el sistema registrará el presupuesto como ingreso percibido y generará en forma simultánea el asiento de partida doble de cuenta cobrada.
Registro de Gastos
a) Reserva
El registro de la reserva verifica la disponibilidad de saldo de presupuesto al inicio de un trámite de gastos. (registro de solicitudes de compras y contrataciones).
Este registro no afecta a la contabilidad porque no modifica la composición del patrimonio. Facilita la administración porque trata simplemente de identificar si existe saldo de presupuesto. De no ser así, anuncia la necesidad de plantear una redistribución o un incremento.
b) Contratación
El registro de la contratación implica:
• La emisión de una Orden de Compra o Contrato
• La identificación del proveedor.
• La identificación de los bienes o servicios a recibir.
La contratación es solamente un registro presupuestario, no afecta a la contabilidad porque no modifica la composición del patrimonio. Es un acto de administración interna, útil para dejar constancia que el uso de los gastos sigue su trámite.
Cuando se registra el compromiso, el sistema verificará que exista registro de reserva anterior y presupuesto disponible. En caso de no existir reserva anterior, registrará ambas etapas simultáneamente y si no existe presupuesto disponible solamente informará que se debe tramitar una modificación, pero no invalida el registro.
c) Recepción de Bienes y Servicios
La recepción de Bienes y Servicios implica:
Que el proveedor ha entregado los bienes y servicios para los que fue contratado.
Que los bienes y servicios cumplen las especificaciones requeridas y se encuentran en perfecto estado de funcionamiento.
La recepción de bienes y servicios solamente representa en el sistema, el registro de Orden de Compra o Contrato cumplido, requisito indispensable para la aceptación de la factura a pagar. No genera ningún registro en el presupuesto y tampoco en la contabilidad
d) Devengado
El devengado implica:
• Aceptación de un documento o factura a pagar, que representa una modificación cualitativa y cuantitativa en la composición del patrimonio.
• El surgimiento de una obligación de pago por la recepción conforme de bienes y servicios.
• El registro definitivo de ejecución del presupuesto.
• Una incorporación al inventario o a un almacén.
Cuando se registra el devengado, el sistema verificará que exista registro de contratación anterior, confirmará la ejecución del presupuesto y generará automáticamente el asiento de partida doble en la contabilidad.
e) Pagado
El pagado representa la liquidación de obligaciones exigibles, se realizará mediante la emisión de medios de pago, como ser:
• Transferencias electrónicas,
• Cheques
• Efectivo en casos de pagos con fondos rotatorios
La generación de un medio de pago, sea transferencia electrónica, cheque o efectivo afecta la disponibilidad financiera y disminuye la deuda.
El registro de la ejecución del presupuesto prevé la existencia de procedimientos con una variedad considerable de tipos de operaciones, formularios, reportes y tablas específicas que permitirán el registro de las transacciones en su totalidad. El Sistema utilizará multi fuentes de financiamiento (orígenes de fondos)y multimoneda, de forma tal que el registro se efectuará en la moneda de la transacción original y se convertirá a la moneda que la Organización determine como oficial para el registro contable.
Durante la ejecución, tramita y aprueba Modificaciones al Presupuesto, buscando el cumplimiento de objetivos y metas propuestas en la Formulación.
Finalmente, Evaluará Física y Financieramente el comportamiento presupuestario por períodos o anualmente, midiendo el grado de cumplimiento de los objetivos y metas, que se van logrando, con el fin de hacer ajustes durante el período vigente y establecer directivas de formulación del presupuesto para el próximo año o el próximo período.
SUBSISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
Comprende:
a) Registro de Proveedores
b) Plan de Compras y Contrataciones
c) Tipos de Compras
Compras Tradicionales
Compras por Internet
Licitaciones
Otras
d) Ordenes de Compra o Contratos
Para iniciar el proceso de una contratación es imprescindible contar con:
1) Registro de Proveedores, en este módulo se registraran todas las personas físicas o jurídicas que se relacionen con las actividades económicas de la Organización, ya sea como proveedores, contratistas o beneficiarios en general, que recibirán pagos o serán acreedores o participarán como proponentes en procesos de compras.
2) Catálogo de bienes y servicios, este módulo tiene por objetivo establecer criterios uniformes para la identificación de bienes y servicios, su clasificación y codificación, a los efectos de la elaboración del Plan de Compras y de los Procesos de Compras y Contrataciones por los diferentes integrantes de la organización.
La codificación del catálogo se utiliza para elaborar el plan de compras, las solicitudes de compras de bienes y servicios, el manejo de almacenes, el inventario de activos fijos y para comparar los precios de adquisición o contratación, se prevé su actualización permanente.
El catálogo incluye la estructura y codificación de bienes de uso y consumo comunes y específicos que la Organización necesita para realizar sus actividades.
3) Plan de Compras es un instrumento de la planificación, porque traduce el presupuesto de bienes y servicios expresado en recursos financieros, en requerimientos concretos por cantidades de bienes y servicios de cada tipo, valorizados para el período considerado.
4) Tipos de Compras, son procesos administrativos destinados a seleccionar al proveedor, con características relacionadas con las normas y directrices de la Organización.
El proceso administrativo es el siguiente:
a) Solicitud de Compras o Contrataciones.- Quien tenga la facultad de solicitar compras o contrataciones de bienes y servicios, ingresará al Sistema y mediante la utilización del catálogo de bienes y servicios, efectuará dicha solicitud. El sistema relacionará en forma automática con la estructura del presupuesto y el ítem de gasto que corresponda.
Las solicitudes de compras y contrataciones debidamente autorizadas por quien tenga atribuciones de aprobación, generará automáticamente en el Sistema:
• Un número correlativo único
• Fecha y hora de su autorización
• Registro de reserva del presupuesto
• Ingreso al proceso de compras o contrataciones previa validación del Plan Compras.
b) Proceso de Compras.- Las Oficinas de Compras aplicaran los procedimientos de acuerdo a las normas y directrices emitidas por la Organización. De este modo podrán contar con autorización para efectuar solicitudes y procesos de compras o contrataciones
Cada uno de los procesos normados tendrá un trámite específico en el Sistema, para lo cual se registran cotizaciones, se elaboran pliegos, cuadros comparativos, informes de evaluación y finalmente se procesará la adjudicación.
c) Adjudicación.- Con la información registrada en el Sistema y en base a los formatos previamente establecidos se generará automáticamente la Orden de Compra o el Contrato con las particularidades negociadas para la recepción del bien o servicio y el pago correspondiente.
La firma o autorización de la orden de compra y/o el contrato generará automáticamente en el Sistema el registro del presupuesto en la etapa de contratación.
SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO DE OBRAS Y PRODUCCIÓN
Comprende:
• Ficha de Obra o Producción
• Supervisión
La Ficha de Obra o Producción tiene por objeto el registro de los insumos, materiales, mano de obra y otros gastos para obtener el costo de producción y el grado de evolución de la obra o proceso en cada momento. Estará en conexión con el depósito o almacén de materiales que le corresponde y aplicará los gastos de sueldos y jornales que se liquiden, en exclusividad para la obra que se trata. De igual modo se procederá con otros gastos conexos a la obra. El sistema efectuará los registros presupuestarios y contables apropiándolos a los proyectos que correspondan y preparará la información para la obtención de costos por obras o por procesos.
La Supervisión permite registrar en informes de avance, la evolución de cada una de las obras y procesos productivos, como así también las necesidades de cambios o mejoras requeridas. Los avances se compararán con las fechas estimadas de los cronogramas para mostrar los desvíos posibles.
SUBSISTEMA DE BIENES DE USO Y MATERIALES:
Comprende:
a) Catálogo de Bienes
b) Inventario General de Bienes
c) Depósitos de Consumo
El inventario general es el conjunto de Bienes de Uso con que cuenta la Organización y constituye el mayor auxiliar de las cuentas del activo fijo.
El inventario general podrá observarse en pantalla o en reportes impresos, discriminado por tipo de bien, Area donde se encuentra el mismo, identificará el responsable patrimonial primario y de ser necesario el responsable patrimonial por uso.
1) Para cada uno de los bienes se creará una ficha individual o carpeta electrónica, que utilizará el catálogo de bienes y servicios para su identificación, de manera uniforme en toda la Organización.
La ficha deberá contener como mínimo la siguiente información:
Fecha
Area
Ubicación geográfica
Especificaciones del bien
Método de valuación
Métodos de amortización
Rotulación
Responsable patrimonial primario
Responsable patrimonial por uso
Imputación Presupuestaria
2) Existirán tipos de transacciones. Comprenden un conjunto de actividades con características propias relacionadas al tipo de bien. A continuación se citan los más importantes:
a) Alta de Bienes.- La recepción conforme de un bien provenientes de un proceso de compra, genera automáticamente la ficha del bien, con el código según el catálogo de bienes y servicios, descripción, ubicación geográfica e importe y, solicita introducir características específicas del bien, como ser: por ejemplo en vehículos, modelo, N° de motor, N° de chasis, etc. El alta de un bien o la aceptación de un servicio proveniente de un proceso de compras autoriza al sistema el registro de la factura o devengado correspondiente.
b) Baja de Bienes.- Las solicitudes de bajas se efectúan en las Areas, en la Oficina de Contabilidad o en la propia oficina de Administración de Bienes, que deberá contar con la autorización según las normas y directrices de la Organización
En el momento de la realización de una baja, si se genera por inutilización, el Sistema registra automáticamente la disminución en el inventario del activo fijo y elabora el asiento de partida doble en la contabilidad; si es por venta, la baja registra la ejecución del presupuesto de recursos y elabora el respectivo asiento de partida doble en la contabilidad.
c) Transferencias.- Las transferencias de los bienes de uso de una Area a otra se registran como una baja del Area que entrega y como un alta en la Area que recibe.
d) Modificaciones.- Son las adiciones, mejoras y reparaciones que incrementan o no el valor de los bienes incorporados al patrimonio de la Organización.
e) Control físico.- Periódicamente se realizan verificaciones físicas para comprobar que los bienes realmente existan y estén debidamente asignados a los responsables de su uso o custodia.
3) Con relación a los criterios de valuación y amortización, el sistema tendrá tablas básicas que contengan por cada tipo de bien, el mecanismo o fórmula o algoritmo de valuación, los años de vida útil y el porcentaje de amortización a ser aplicado.
Dichos criterios se utilizarán en el registro de las operaciones de bienes, especialmente en los cierres de ejercicio para el registro de los asientos de ajuste que correspondan.
Merece una mención especial el manejo de Depósitos de Consumo o Almacenes, para los cuales deberá elaborarse y mantenerse un inventario general del stock y sus movimientos.
La tendencia moderna del manejo de almacenes tiende a que estos mantengan stocks mínimos de seguridad de aquellos bienes de uso común, necesarios en cantidad y calidad adecuadas para una rotación aceptable.
El sistema, en el proceso de compras, identificará la existencia de bienes en los almacenes al emitirse una solicitud de compra y generará los vales de consumo o salida.
En el momento de la entrega física de los mismos a las áreas realizará lo siguiente:
Disminuirá el stock indicando fecha, hora y destino.
Registrará la ejecución presupuestaria de gastos y generará los asientos de partida doble que correspondan a la operación.
A medida que el stock del almacén disminuye, podrá reponer los bienes consumidos mediante procesos de compras establecidos en la normativa. En caso de alcanzar el límite mínimo de stock, el sistema elaborará automáticamente un requerimiento a Compras. Estas compras afectarán su presupuesto asignado o revertido por el consumo.
SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS:
Comprende:
a) Estructura de Personal
b) Ficha de personal
c) Procedimientos de Selección y Modificaciones
d) Generación de Planillas (buscar nombre argentino equivalente)
• Anual
• Mensual
• Evaluación de Personal
La estructura de personal deberá contener la programación, clasificación y valoración de puestos en categorías y subcategorias, la descripción de los puestos o cargos, el número de casos por categoría y subcategoría, el sueldo, salario o jornal, los beneficios y otras retribuciones, el costo mensual y el costo anual.
Se entiende como puestos de trabajo a aquella posición en la estructura de la Organización que comprende un conjunto de funciones, facultades y deberes, susceptible de ser ejercido por una persona y que responde al cumplimiento de objetivos específicos.
Un puesto de trabajo tendrá vigencia en tanto se cumpla el objetivo para cuyo propósito fue creado, el cambio de competencias, es decir, un cambio de objetivos y funciones podrá determinar la creación de otros puestos de trabajo, la modificación o la supresión de los existentes.
La Ficha de Personal es un archivo individual, que debe contener el detalle de información relativa a cada empleado, como ser: datos personales, modalidad de reclutamiento y selección, evaluación de desempeño y capacitación; así como datos del categoría, subcategoría del puesto de trabajo y salario. Esta información se utilizará para elaborar el inventario y las planillas de salarios para fines de pago y registro presupuestario y contable.
De acuerdo a la estructura de personal se elaborará la planilla anual que servirá para la formulación de presupuesto y contendrá la planta de personal ocupada y la que se necesita para el cumplimiento de objetivos y metas.
Con base en las Fichas de Personal se elaborarán la planilla presupuestaria mensual o la nómina de personal y automáticamente se generará el registro de la ejecución presupuestaria de gastos y se elaborará el asiento de partida doble en la contabilidad.
Cuando se instruya su pago, se generará la orden de transferencia al Banco Pagador para el abono directo en las cuentas bancarias de los empleados, se registrará la ejecución del presupuesto en el momento del pagado y se elaborará el asiento de partida doble en la contabilidad.
SUBSISTEMA FINANCIERO:
Comprende:
a) Programación Financiera
b) Cuenta Unica
c) Conciliación Bancaria Automática
d) Fondos Rotatorios
La Programación Financiera permite elaborar flujos de caja mediante proyecciones de ingresos y gastos, estimando los posibles excedentes o necesidades de endeudamiento.
Para ello se tendrán en cuenta diversos elementos, como ser:
• la política de pagos
• los recursos disponibles
• el plan anual de compras
• las cuentas por pagar y cobrar
El objetivo de la Cuenta Unica es mantener una única cuenta bancaria operada exclusivamente por la Gerencia Financiera Centralizada, en la cual ingresan los recursos recaudados de todo tipo, venta de bienes y servicios, donaciones o créditos, aunque conservando internamente la identificación de la Oficina o Area responsable. A su vez se utiliza esta cuenta para realizar todos los pagos de la Organización con cargo a los fondos disponibles.
Lo expresado precedentemente permite asimilar figurativamente la función de la Gerencia Financiera con la de un banco que mantiene relación directa con los clientes, representados por los responsables de cada Oficina o Area, cuyos ingresos recibirá como depósitos y efectuará los pagos que éstos dispongan.
Para cumplir dicha función, cada oficina o Area y la propia Tesorería Central de la Organización, mantendrán dentro de la Cuenta Unica, disponibilidades financieras individuales separadas, provenientes de fondos puestos a disposición de sus responsables y sobre los cuales podrán ordenar pagos, tramitándolos por intermedio de los Bancos Comerciales contratados para tal fin. Estas disponibilidades financieras individuales recibirán el nombre de Libretas (subcuentas de la CU).
Los responsables autorizados y titulares de las Libretas decidirán los pagos a realizar sobre la base de su deuda y el saldo de las libretas. Por intermedio del Banco Contratado se transferirán los fondos a los bancos pagadores adheridos a la operatoria, para su acreditación en las cuentas corrientes bancarias de los proveedores o beneficiarios de los pagos.
Los responsables autorizados dispondrán a tiempo real, de extractos individuales de cada libreta, de modo y contenido similar a los que emiten los bancos a sus clientes para información y control de las operaciones y saldos.
De esta forma se racionaliza el manejo de los fondos y los pagos de obligaciones son ordenados y transparentes. Los medios de pago a utilizar pueden ser:
Transferencia Electrónica
Cheque
Efectivo
La Conciliación Bancaria Automática tiene por objetivo obtener la situación financiera disponible de la Tesorería Central de la Organización, que será el resultado del movimiento de fondos, tanto de ingresos como de egresos.
Para lograr este objetivo, el proceso comparará automáticamente los movimientos de créditos y débitos de la Cuenta Unica y de las otras cuentas corrientes bancarias, informados en los extractos bancarios que emite directamente el sistema del Banco Contratado, con los recursos, pagos y transferencias registrados en el Libro Banco y, si corresponde, generará el registro de recursos y gastos para lograr en forma diaria y a primera hora, el saldo disponible de la Tesorería Central de la Organización por cuenta corriente y finalmente, la Situación Financiera total de la Organización.
De igual manera, identificará el detalle de movimientos registrados en el Sistema, que aún no han llegado al Banco o se encuentran en tránsito (depósitos, cheques, transferencias electrónicas) y movimientos efectuados por el banco que no cuentan con registro en el Sistema, llamadas INCONSISTENCIAS.
Los fondos rotatorios constituyen un mecanismo complementario de ejecución de gastos permitiendo la realización de ciertas operaciones por montos considerados menores y materias determinadas. Su proceso permitirá la administración del fondo y también la creación de cajas chicas en función de las normas y directrices de la Organización.
SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD.
Comprende:
a) Contabilidad por partida doble
b) Formularios, matrices y reportes
El Sistema de Contabilidad comprende un conjunto de principios, normas, recursos y procedimientos técnicos utilizados para procesar, valuar y exponer los hechos económicos que afectan o pueden llegar a afectar el patrimonio de la Organización.
La contabilidad opera como un sistema común, único y uniforme, integrador de los registros presupuestarios, económicos, financieros y patrimoniales, orientado a determinar los costos de las operaciones. Aplica los preceptos de la teoría contable, basados en la partida doble, en los principios de contabilidad generalmente aceptados y en las normas generales de contabilidad.
El proceso contable se inicia con los asientos de apertura, el presupuesto aprobado, continua con el registro de la ejecución presupuestaria que se realiza por etapas, genera en forma automática y simultánea los asientos de partida doble que correspondan y concluye con la elaboración de los asientos de cierre y emisión de Estados Contables y Económicos y Presupuestarios.
El Subsistema de Contabilidad dispondrá de un Plan de Cuentas, las transacciones se registran una única vez y por medio de matrices de conversión, que relacionan los clasificadores presupuestarios de recursos y gastos y la estructura presupuestaria con las cuentas patrimoniales y de resultados, posibilita la conversión automática de los registros de ejecución presupuestaria o de transacciones que representen ingresos o gastos en asientos de partida doble, en base la metodología de generación de asientos y la tabla de tipos de asientos para cada uno de los tipos de registro o transacciones.
De esta forma, el Subsistema de contabilidad registrará todas las transacciones y producirá información sobre el conjunto de la administración de la Organización. Se obtendrán los estados financieros siguientes:
• Balance General
• Estado de Resultados
• Estado de Cambios en el Patrimonio
Documentos de Trabajo:
• Balance de Sumas y Saldos
• Hoja de Trabajo
• Resumen de Asientos Automáticos y Registro Presupuestario
• Resumen de Asientos Contables
Los libros de contabilidad que se utilizarán son:
• Libro Diario
• Libro Mayor y Auxiliares Contables.
• Libro de Inventarios
Se denominan auxiliares contables a un conjunto de datos provenientes de la información registrada en el sistema y permite la consulta referida a detalles de transacciones, cuyos datos se encuentran en los formularios o documentos de registro.
IV. DISEÑO TECNOLOGICO
• Usuarios operando EN TIEMPO REAL, en su sitio de trabajo, para realizar la transacción que le corresponde de acuerdo a su perfil y competencia.
• Utilización de tecnología será MULTICAPA y se basa en la incorporación de un servidor de aplicaciones que separa la lógica de la aplicación de la base de datos a fin de mejorar el rendimiento. Lo anterior permitirá brindar acceso a todas las aplicaciones provistas desde un entorno Web. Los usuarios simplemente requerirán que sus equipos cuenten con browser (thin client), para acceder al sistema.
La metodología empleada mediante la creación de estándares y reglas de negocio instaladas en la base de datos permitirá la fácil integración de aplicaciones desarrolladas en todo tipo de tecnología (Java, Net, tecnologías Open Source, etc.). Esto demostrará flexibilidad, así como alta seguridad y preservación de la integridad de los datos de una manera única para todos los procesos involucrados en la gestión administrativa.
